公文主题词应当规范化

闵涛


　　使用计算机实施文书档案一体化管理，要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案著录的基础，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案管理现代化的进程。
目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理，文、档主题词表要求不一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案著录带来不便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。

一、公文主题词规范化的作用

　　规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。
（一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力，不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索，能具体反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很容易确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。
（二）公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费力、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张著录卡片，一般需要3-8个主题词。刚开始著录的人员，著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长），这是目前著录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词著录标引，是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性，为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的依据，任何人只要掌握著录格式，明确著录项目，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，可以提高著录速度4-8倍，质量也能够得到保证。

二、公文主题词规范化的对策

（一）公文主题词表要统一标准。“没有规矩，不成方圆”。要做好公文主题词的选择，必须有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致，中央与地方统一执行一个标准的主题词表，杜绝随意和盲目确定主题词。
（二）公文主题词的确定要严格把关。公文主题词的确定是一项具体、细致的工作，来不得半点马虎。领导要重视这项工作，应该反复强调，督促检查，严格把关。对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要及时纠正，绝不姑息迁就，将问题解决于平时工作中，严把公文主题词的选择关。
（三）标引公文主题词的人员素质要高。公文主题词来源于文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而选择公文主题词则是一项技术性、知识性很强的工作，不仅要准确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识，有较高的业务水平和丰富的实践经验。同时还要有高度的工作责任心，切不可敷衍了事。只有这样确定的主题词才能做到有据可依，经得起推敲。






研读十八大报告，一股新风扑面而来。作为一名职业法律人，最大的感受就是有关法治的论述呈现出诸多新思维、新观点、新提法。譬如：“加快建设社会主义法治国家，发展社会主义政治文明。”“要更加注重发挥法治在国家治理和社会管理中的重要作用。”“加快推进社会主义民主政治制度化、规范化、程序化，从各层次、各领域扩大公民有序政治参与，实现国家各项工作法治化。”“提高领导干部运用法治思维和法治方式深化改革、推动发展、化解矛盾、维护稳定能力。”“要围绕构建中国特色社会主义社会管理体系，加快形成党委领导、政府负责、社会协同、公众参与、法治保障的社会管理体制。”


以上所举传递出一个清晰的信号，就是在中国的改革发展的方向路径上，已经形成了一个基本共识，那就是尊崇和实行法治，未来中国在治国理政上将会更加重视法治的作用，当下中国正在处于从法律体系到法治体系的递进和跃升过程中。


这个法治体系包含的基本内容：一是党要依法执政；二是立法机关要民主立法和科学立法；三是行政机关要依法行政，建设法治政府；四是司法机关要公正司法；五是全社会要增强学法尊法守法用法意识，弘扬社会主义法治精神。


从法律体系的形成到法治体系的构建，是一个从静态到动态、从初级到高级、从外在到内在的过程，法治国家的真正标志，不在于具备了一套基本的法律体系，而在于整个国家和社会概莫能外地依照法律进行治理和管理，全体公民自觉自愿地接受法律的规制和约束。


这也许是一个漫长而又曲折的过程，但也是一个充满希望、催人奋进的过程。而司法在这一过程中发挥着不可替代的独特作用：


一、要更好地发挥司法对完善立法的促进作用。尽管我们用较短的时间构建了相对完备的法律体系，但立法上的疏漏和缺陷依然存在。更何况，从立法与社会发展的关系而言，立法永远都滞后于快速发展的社会进程。柏拉图也说过，“所有人类事务无休止的变化，使得无论什么艺术在任何时候都不可能制定出可以绝对适用所有问题的规则。”况且，再多再细的法律也无法对社会生活进行完全的涵盖，无法对千变万化的人类行为和社会活动给予精确而又周全的规定，所以指望通过立法，对社会生活的各个方面进行事无巨细地概括无余、包罗万象既不现实，更不可能。这就要求在司法实践中，我们要进一步树立公正司法理念，适时制定出台相关司法解释和司法政策，细化国家立法的规定，使得法律的实施更为准确，更贴近社会生活。要加强案例指导工作，用成熟的案例弥补立法的疏漏和不足，以解决审判实务之需。要注意从司法的角度检视立法，发现并提出法律修改、完善、废止的建议。


二、要更好地发挥司法对依法行政的促进作用。政府依法行政是法治的重要环节。据不完全统计，我国现有法律的80%是由行政机关负责实施的。相对于立法和司法而言，行政的权力体系比较庞大，涉及领域非常广阔，社会联系最为密切，自由裁量权也相对较大。法治国家也好，法治社会也罢，基础是有没有建立法治政府。百分之八十的法律是不是得到严格执行、公正执行、有效执行，决定着是否在真正意义上建立了法治国家和法治社会。因此，对行政权的监督和制约，在推进法治国家和法治社会建设中显得尤为重要。而对行政权的各种监督中，司法的监督是一种外部的、刚性的并且具有法律约束力的监督，尤其是行政诉讼制度的建立，更为司法监督行政，避免行政权的扩张和滥用，促进行政机关严格依法行政，提供了法律依据和制度保障。为更好地发挥行政诉讼的控权和规制作用，我们应该适度扩展行政诉讼的受案范围，以更大范围地保护公民、法人和有关组织的合法权益；在注重协调的同时，更多地运用判决方式化解纠纷，以发挥行政审判“校正正义”的实质性作用；进一步加大行政执行力度，以更加充分地体现司法监督的“刚性”。


三、要更好地发挥司法对社会管理创新的促进作用。国家的治理实际上是由多个层面所构成的，最基本的包括政府管理、社会管理和人的自我管理。与成熟的政府管理相比较，社会管理是一个薄弱环节，表现为面对社会结构的深刻变化，社会利益的深刻调整，社会诉求的不断高涨，我们的管理理念、管理手段、管理方式明显陈旧滞后，甚至不合时宜。也正因为社会管理的欠缺，才催生了社会管理创新这一时代命题。被动的司法理念强调司法的被动、中立特质，法院无须主动参与社会管理创新，法治国家建设则需要法院积极地参与社会管理创新。今后一段时期，我们要围绕法治国家的建设目标，更加自觉地延伸审判职能，更加积极地参与社会管理创新，增强推进社会管理创新的主动性；通过强化公正司法，增强推进社会管理创新的实效性；通过强化司法调研，增强推进社会管理创新的前瞻性；通过强化司法建议，增强推进社会管理创新的针对性。


四、要更好地发挥司法对法治意识养成的促进作用。法治意识是法治的先决条件。作为传统人治和法治后发国家，实行法治，首要的是要唤醒社会的法治意识，增强社会的法治理念，弘扬社会的法治精神。党的十八大报告特别强调，要深入开展法制宣传教育，弘扬社会主义法治精神，树立社会主义法治理念，增强全社会的学法尊法守法用法意识。建设法治国家，造就一批精通法律的职业法律人群体固然重要，但若缺少公民的法治心理、社会的法治氛围，那也是曲高和寡，杯水车薪，难达法治社会的理想状态。因此，培育社会的法治信仰，增强人们的法律情感，培养尽可能多的法治公民，是法治国家的基础前提。司法在这方面应有作为，大有可为。我们裁判的每一起案件，只要真正做到了依法公正高效，做到了实体正义、程序正义，就让当事人接受了一次法律的教育和洗礼，也就培养了数个甚至一批法治公民。扩而言之，假若我们常态化地开展了庭审直播、巡回审判、文书上网、以案说法式的宣传教育，以及充分发扬司法民主，加强人民陪审工作，等等，实际上直接或间接地教育和影响了一大批社会群体，也就浸润和培养了一大群潜在的法治公民。这方面司法的作用不可小视和低估。


（作者系江苏省高级人民法院党组成员、政治部主任）